GRIP-UQAM
POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Adoptée par le Conseil d’administration du GRIP-UQAM
le 12 mars 2026.
Table des matières
2. Collecte des renseignements personnels
4. Utilisation et partage des renseignements personnels
5. Protection des renseignements personnels
6. Conservation et destruction des renseignements personnels
7. Incidents, recours et traitement des plaintes
8. Formulation et traitement d’une plainte
9. Modification de la Politique
1. Introduction
La présente Politique de protection des renseignements personnels traite de la cueillette, de l’utilisation, de la protection et de la conservation des renseignements personnels détenus par le Groupe de Recherche d’Intérêt Public du Québec à l’Université du Québec à Montréal (GRIP-UQAM). Les dispositions énoncées dans la présente politique sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1), référé dans ce document comme la Loi, telle que modifiée en 2022 et 2023 par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), et à laquelle les organisations à but non lucratif du Québec sont assujetties.
“Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.”
“Les sections II [COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS] et III [CARACTÈRE CONFIDENTIEL DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS] de la Loi ne s’appliquent pas à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la Loi. Elles ne s’appliquent pas non plus aux renseignements personnels qui concernent l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.”
“Les renseignements qui sont anonymisés ou agrégés et qui ne peuvent être associés directement ou indirectement à une personne identifiable et ce, de façon irréversible, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.”
Cette Politique de protection des renseignements personnels s’applique uniquement au GRIP-UQAM. Elle ne s’applique pas aux sites Web (ou autres services, plateformes ou applications) de tiers, incluant les comités du GRIP-UQAM qui fonctionnent indépendamment du GRIP, auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site Web du GRIP-UQAM, dans des messages sur ses listes courriels, sur ses affiches, dépliants ou autres imprimés ou sur ses médias sociaux. Si vous suivez un lien vers le site Web d’un tiers ou si vous nous contactez sur un réseau social (hébergé par un tiers), celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devriez examiner avant de soumettre vos renseignements.
Le GRIP-UQAM n’est en aucun cas responsable des renseignements personnels collectés par des tiers.
L’instance responsable de la protection des renseignements personnels et de l’application de la présente politique est le conseil d’administration du GRIP-UQAM. Les personnes membres du Conseil d’administration agissent à titre de personnes répondantes, s’assurent de la formation adéquate du personnel et des bénévoles à cet égard et traitent les plaintes en cas d’incident de confidentialité.
Pour poser des questions, formuler des commentaires sur la présente Politique de protection des renseignements personnels, exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquez avec les personnes responsables de la protection des renseignements personnels en écrivant :
par courriel au conseil d’administration : ca-cex@gripuqam.org,
ou par la poste :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Conseil d’administration
GRIP-UQAM
J-M885-405 rue Sainte-Catherine Est
Montréal, Québec, H2L 2C4
2. Collecte des renseignements personnels
Le GRIP-UQAM est susceptible de recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment :
Des coordonnées personnelles telles que : prénom, nom, pronom(s), adresse(s), courriel(s), numéro(s) de téléphone, comptes de média sociaux;
Des renseignements relatifs aux études à l’UQAM en lien avec la qualité de membre du GRIP-UQAM et pour l’identification à des fins de remboursement de la Cotisation Automatique Non-Obligatoire (CANO), telles que : code permanent de l’UQAM, courriel de l’UQAM comprenant le prénom et le nom, la faculté d’enseignement à l’UQAM, l’association étudiante facultaire uqamienne, le programme d’étude à l’UQAM;
Des renseignements relatifs à l’historique des contributions, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire, des données de paiement ou relatif à un virement interac;
Des renseignements relatifs aux remboursements, avances de fond ou rémunération, tel que : un chèque annulé ou information de retrait ou de dépôt lié à un compte, courriel de notification, comité ou projet relié, les factures payées ou à payer (qui pourraient inclure des noms, adresses, courriels, numéros de téléphone, numéros de carte de crédit partiels);
Pour les personnes candidates à un poste salarié ou élu, des renseignements sur l’expérience professionnelle et bénévole indiquée dans des curriculums vitae;
Pour les personnes salariées, les informations qui doivent obligatoirement être entrées dans la plateforme de paie Employeur D (Solutions Employeur Desjardins), notamment : numéro d’assurance sociale (NAS), nom, prénom, langue des documents de paie, date de naissance, sexe à la naissance, état civil, adresse, téléphone, courriel, date de début, description du poste et spécimen de chèque pour le dépôt direct de la paie.
Le GRIP-UQAM collecte des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées et lors d’interactions directes avec elles, dans les circonstances suivantes :
Lors de ses événements, ses formations, ses kiosques et ses permanences pour mettre en contact et faciliter les communications.
Lors d’un abonnement à nos communications.
Lorsque des communications sollicitées ou non-sollicitées sont reçues.
Lors d’une demande de remboursement de la Cotisation Automatique Non-Obligatoire (CANO) facturée ou perçue par l’UQAM.
Lors de la vérification du statut de membre, notamment du paiement de la CANO à l’UQAM et du statut de remboursement de cette CANO.
Lors d’une adhésion comme membre du GRIP-UQAM.
Lors de la procédure de reconnaissance du GRIP-UQAM par l’UQAM.
Lors de la production de bilan et de plan d’action du GRIP et des comités.
Lors des remboursements, des avances de fonds, des prêts de matériel ou lors d’autres formes de contributions par le GRIP-UQAM.
Lors d’une demande de subvention présentée au GRIP-UQAM, de son traitement, des suivis et de son bilan.
Lors de l’envoie et des suivis d’une demande de subvention à un organisme tiers.
Lorsqu’un don est fait au GRIP-UQAM, quelle que soit la forme de ce don.
Lors de la réception de candidatures pour combler un poste.
Lors du processus d’embauche d’une personne salariée au GRIP-UQAM.
Lorsqu’une personne est candidate ou élue à titre d’administrateur-trice du GRIP-UQAM ou sur le Conseil exécutif du GRIP-UQAM.
Lorsqu’une personne est élue, nommée ou déléguée pour représenter le GRIP-UQAM.
Lorsqu’une personne entre en relation contractuelle avec le GRIP-UQAM à titre de fournisseur de biens ou prestataire de services.
Lorsqu’une personne signe un formulaire de confidentialité parce qu’elle pourrait avoir accès à des informations personnelles, privés ou confidentielles.
Lorsqu’un formulaire est rempli sur un site Web du GRIP-UQAM.
Lors de la création d’un compte sur une plateforme en ligne du GRIP-UQAM.
Lors de la création d’un compte sur une plateforme ou une application qui n’est pas contrôlée par le GRIP-UQAM, mais utilisée pour offrir un service. Une telle plateforme ou application disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devriez examiner avant de soumettre vos informations personnelles.
3. Obtention du consentement
Le GRIP-UQAM collecte certains renseignements personnels pour la bonne gestion de ses relations et des services avec chaque personne concernée et limite la collecte des informations à ce qui est nécessaire à cette fin. Le consentement de la personne concernée est requis pour pouvoir légalement utiliser les renseignements personnels qu’elle transmet à l’organisation.
En fournissant ses renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, à travers des applications, par formulaire, en personne, par téléphone ou par tout autre moyens, une personne consent à ce que le GRIP-UQAM collecte, utilise ou communique les renseignements aux fins indiquées lors de la collecte et conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique.
Ce consentement est obtenu au moment de la transmission des renseignements personnels suite à une explication claire. L’explication est transmise par écrit lors d’une transaction ou d’un échange électronique, et de vive voix lors d’une transaction téléphonique ou en personne.
Lors de communications non-sollicitées, notamment par courriel, le consentement est aussi réputé accordé.
Le consentement sera réputé valide pendant le temps de convervation obligatoire pour les renseignements qui figurent dans des registres ou pièces justificatives qui doivent obligatoirement être conservés en vertu d’une loi fiscale.
Une fois obtenu, le consentement sera réputé valide tant que la qualité de membre de GRIP-UQAM, la période lié au remboursement de la Cotisation Automatique Non-Obligatoire (CANO), le poste rémunéré ou bénévole, la contribution à titre de donateur-trice, l’abonnement aux listes courriels ou la relation contractuelle requièrent l’utilisation des renseignements en question. Le consentement sera renouvelé lorsque nécessaire.
Le consentement qui n’est pas requis peut être retiré en tout temps par la personne concernée en notifiant le GRIP-UQAM par écrit. Certaines informations doivent être conservées en vertus des lois et règlements en vigueurs et ne peuvent pas faire l’objet d’un retrait.
L’absence de consentement ou le retrait du consentement pour certains renseignements personnels essentiels peut rendre impossible de fournir certains services, notamment le remboursement CANO, la possibilité de faire des demandes de remboursement ou une avance de paiement, des demandes de subventions ou de prêt de matériel, et peut entraîner d’autres conséquences comme de ne pas pouvoir être considéré membre du GRIP-UQAM ou de ne pas pouvoir être en poste sur le Conseil d’administration, le Conseil exécutif ou d’autres instances du GRIP-UQAM.
De plus, le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif, notamment par rapport à ce qui est déjà publié ou transmis, notamment : les bilans annuels, la liste des personnes administratrices au registre des entreprises, les documents déjà communiqués à des tiers comme l’UQAM, etc.
4. Utilisation et partage des renseignements personnels
Le GRIP-UQAM s’engage à utiliser et à partager des renseignements personnels qu’elle détient seulement aux fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis et en conformité avec la présente Politique, sauf si des lois l’oblige à les utiliser ou à les communiquer autrement.
Le GRIP-UQAM utilise les renseignements personnels pour l’un ou l’autre des objectifs suivants :
Vérifier le statut de membre, notamment par rapport au paiement de la Cotisation Automatique Non-Obligatoire (CANO) ou les demandes de remboursement CANO ou par rapport aux registres d’heures de bénévolat.
Informer les personnes membres et les personnes sympathisantes des activités et autres nouvelles du GRIP-UQAM, de ses comités, des groupes alliés, ainsi que toute autre information jugée pertinente par rapport à sa mission.
Maintenir à jour des informations administratives essentielles notamment en ce qui concerne les membres du Conseil d’administration, du Conseil exécutif, des comités et instances du GRIP-UQAM.
Embaucher, rémunérer ou résilier les contrats des personnes salariées;
Dans le cadre de relations de nos membres par rapport aux fournisseurs de biens ou prestataires de services (paiement des factures, etc.);
Pour satisfaire des obligations légales.
Le GRIP-UQAM peut partager certains renseignements personnels avec certains tiers, notamment dans les circonstances suivantes :
Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires peuvent être amenés à accéder à certains renseignements personnels et à les traiter, notamment lors des services d’envois postaux. Les renseignements auxquels accèdent ces fournisseurs de services se limitent à ceux nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.
Des autorités gouvernementales et des organismes d’application des lois lorsque obligatoire. Par exemple, des renseignements personnels détenus par le GRIP-UQAM peuvent être partagés si l’organisme y est tenu en vertu des lois, notamment fiscales et administratives, ou pour respecter les lois applicables, par exemple pour mettre à jour les renseignements exigés par le Registraire des entreprises du Québec.
Le GRIP-UQAM pourrait aussi être tenue de partager certains renseignements personnels en réponse à une ordonnance d’un tribunal, à une assignation à témoigner, à un mandat de perquisition du gouvernement ou similaire. Le GRIP-UQAM s’engage à ne communiquer que ce qu’il est obligé de communiquer, ainsi que d’avertir les personnes concernées des demandes pour accéder à leurs informations personnelles, sauf pendant une période d’interdiction par une ordonnance d’un tribunal compétent.
Le GRIP-UQAM partage des informations personnelles avec ses comités pour faciliter l’implication des membres du GRIP-UQAM au sein des comités.
5. Protection des renseignements personnels
Durant toute la durée de leur conservation et lors de leur utilisation, les renseignements personnels collectés par le GRIP-UQAM sont traités de façon à en assurer la protection.
Le GRIP-UQAM emploie des mesures de protection matérielles, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.
Des mesures sont également en place pour garantir que les personnes salariées, administratrices ou du conseil exécutif du GRIP-UQAM ne peuvent accéder aux renseignements personnels qu’à la condition que ce renseignement soit nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
Les renseignements stockés sur les serveurs de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays.
Les services utilisés et offerts par le GRIP-UQAM ainsi que la localisation des données sont décrits dans le tableau suivant :
Entité | Type de service / usage | Juridiction des serveurs où les données sont stockées |
|---|---|---|
May First Movement Technology (MEDIA JUMPSTART INC.), une coopérative sans but lucratif dont le GRIP-UQAM est membre. |
Hébergement de sites web : gripuqam.org : site statique sans renseignement personnel f.gripuqam.org : formulaires, notamment de remboursement CANO, incluant des renseignements personnels lecrapaud.org : site web wordpress du comité CRAPAUD : témoins de connexions, information des usagers administratifs Autres sites web historiques. Hébergement des courriels @gripuqam.org et @mayfirst.org. Hébergement d’une instance Jitsi utilisée pour des rencontres hybrides et virtuelles en ligne. |
L’infrastructure principale est hébergé dans le nord-est des États-Unis. Certaines sauvegardes de données, qui peuvent inclure des renseignements personnels, sont gardées au Canada. Il y a usage de services de validation de fonctionnement des réseaux qui se situent au Royaume-Unis. |
|
Ilot, comité du GRIP-UQAM |
Site web comité ilot.io Instance nextcloud (fichiers qui peuvent inclure des renseignements personnels, calendriers) Instance Freescout (gestion des courriels qui peuvent inclure des renseignements personnels) Courriels @ilot.io |
Toutes les données sont stockées et sauvegardées à Montréal, Québec, Canada. |
Sage Canada |
Logiciel de comptabilité Sage Accounting cloud, en cours de transition vers Odoo. |
Sage s’engage à ce que toutes les données de Sage-Canada soient uniquement sur les serveurs d’Amazon Web Services au Canada. Voir cette page. |
|
Odoo |
Logiciel de comptabilité Odoo cloud, en cours d’adoption. |
Les serveurs Odoo Cloud sont hébergés dans des centres de données situés dans différentes régions du monde (par exemple, OVH, Google Cloud). Référence. |
Riseup Collective |
Listes de courriels, courriels secondaires. |
Basé à Seattle, Washington, États-Unis. Leurs serveurs sont hébergés aux États-Unis. Voir cette page. |
|
Signal.org |
Messages de groupes et individuels. Les données des messages sont encryptées de bout-en-bout et ne sont pas décriffrables en transit, seulement sur les appareils des personnes. Les métadonnées sont décrites comme pas gardées / pas disponibles. |
Les serveurs sont sur plusieurs hébergeurs infonuagique, comme Amazon Web Services, Google Compute Engine and Microsoft Azure dans plusieurs pays à travers le monde. |
Meta (Facebook, Instagram) |
Pages de réseaux sociaux (facebook, instagram), messages. |
Plusieurs pays à travers le monde. Voir cette page. |
|
|
Courriels (gmail) et fichiers (google drive) |
Beaucoup de pays à travers le monde. Voir cette page. |
Zoom (fourni par l’UQAM) |
Rencontre en ligne occasionnelle qui dépasse les capacités d’accueil de Jitsi. |
La configuration par défaut de Zoom UQAM est aux États-Unis et il n’est pas possible de désactiver cette région, ce qui signifie que toutes les données peuvent être sauvegardées aux États-Unis. Zoom permet dans la configuration de restreindre les données aux régions Canada et États-Unis et pour les appels H.323/SIP il est possible de choisir la localisation Canada Toronto. Voir cette page. |
Les mesures sont prises par les différents fournisseurs de service pour assurer la sécurité physique et en réseau des informations hébergées.
Les sites web et autres infrastructures numériques des comités du GRIP-UQAM et des autres partenaires du GRIP-UQAM sont des tiers et ne sont pas inclus sous cette politique. Veuillez vous référer aux sites web de ces entitées par rapport à la protection des renseignements personnels les concernant.
6. Conservation et destruction des renseignements personnels
Le GRIP-UQAM conserve les renseignements personnels recueillis uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et en conformité à ses obligations légales et réglementaires. Elle conserve uniquement les renseignements nécessaires pour la finalité visée et procède à leur destruction dès l’accomplissement de leur finalité, ou à la fin du délai légal de conservation.
Les renseignements personnels seront détruits dès que possible si la personne concernée en formule la demande auprès du GRIP-UQAM, sauf si la Loi ou d’autres obligations requièrent que les renseignements soient conservés pour une durée spécifique.
Registres et pièces justificatives de nature comptable ou fiscale : 7 ans à partir du dépôt des rapports d’impôts (si pas d’enquête, d’avis d’opposition, de contestation ou d’appel d’une loi fiscale).
Pour les messages courriels qui ne sont pas envoyés suite à notre demande expresse et qui peuvent contenir des renseignement personnels, il n’y a pas d’attente que ces messages soient détruits automatiquement. Dans tous les cas, les messages courriels pourront être conservés à moins d’une demande contraire.
Pour les messages transmis sur les réseaux sociaux, des organismes tiers, nous ne sommes pas en mesure d’appliquer notre politique, car les entreprises tiers gardent les messages pendant une durée indéterminée même si nous effaçons les messages reçus. Sur demande, nous pouvons effacer les messages reçus.
Le GRIP-UQAM procède à la destruction des renseignements personnels en s’assurant de procéder à l’élimination des versions électroniques et au déchiquetage des copies papier.
Certaines informations personnelles peuvent être conservés dans des sauvegardes (backups) de données, qui survivent à la destruction des données originales pendant leur temps de vie utile. De part leur nature, ces sauvegardes sont protégées, mais sont conservées un certain temps en cas de défaillance des systèmes, de perte de données ou de circonstances similaires.
Pour les renseignements recueillis avant l’adoption de cette politique, il y a un délai de traitement qui est nécessaire pour traiter toutes les informations en possession du GRIP-UQAM selon les nouveaux standards de la politique. Notamment, le traitement d’archives mixtes et les supports ayant des données non-classées peuvent contenir des renseignements personnels qui doivent être repérés et enlevés manuellement.
7. Incidents, recours et traitement des plaintes
Advenant un incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisé par la Loi à un renseignement personnel, perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement) présentant un risque de préjudice sérieux, Le GRIP-UQAM aviserait dans les plus brefs délais les personnes concernées.
Le GRIP-UQAM les informerait des renseignements personnels dont il s’agit, des circonstances de l’incident, de la date ou la période durant laquelle il est survenu ainsi que des mesures qu’elle compte prendre à la suite de l’incident pour empêcher ou amoindrir les préjudices possibles pour les personnes concernées et pour éviter qu’un semblable incident se reproduise.
Une personne fournissant des renseignements personnels est en droit de s’attendre à ce que le GRIP-UQAM respecte les dispositions prévues à la Loi et dans la présente Politique. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose également des droits suivants :
Accès : le droit de demander si le GRIP-UQAM traite des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant;
Exactitude : Le GRIP-UQAM est tenue de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la collecte, la communication ou la conservation ne sont pas autorisées par la Loi;
Désindexation: le droit de demander de cesser de partager ses renseignements personnels.
Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression formelle d’au minimum un des trois éléments suivants :
Une insatisfaction exprimée par un individu qui s’estime lésé dans le traitement de ses renseignements personnels par le GRIP-UQAM;
Un préjudice subi à la suite d’un évènement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensé par le GRIP-UQAM en lien avec les renseignements personnels qu’elle détient;
La réclamation d’une mesure correctice.
Ne constitue pas une plainte : toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières du GRIP-UQAM et sans qu’une plainte écrite n’ait été déposée par un individu.
Par la présente Politique, le GRIP-UQAM s’engage à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes formulées à son endroit par toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels. Elle prévoit une procédure équitable et transparente afin de traiter les plaintes reçues, et a également pour objectif de soutenir la qualité des services et d’offrir l’opportunité à toute personne d’exprimer son insatisfaction.
8. Formulation et traitement d’une plainte
La personne qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Conseil d’administation
GRIP-UQAM
J-M885-405 rue Sainte-Catherine Est
Montréal, Québec, H2L 2C4
La communication doit indiquer les éléments suivants :
nom et prénom de la personne plaignante;
son adresse;
son numéro de téléphone;
son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant;
les motifs de la plainte soumise.
Toute plainte est traitée de façon confidentielle.
Une plainte anonyme ou qui n’inclut pas tous les éléments est considérée comme non reçue.
Les personnes responsables de l’application de la présente politique sont les membres du Conseil administration du GRIP-UQAM.
Ces personnes ont la responsabilité de :
Recevoir la plainte;
S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception à la personne plaignante;
Traiter la plainte et enquêter sur les prétentions exposées par la personne plaignante;
Répondre à la personne plaignante.
L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :
une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait au GRIP-UQAM, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
le nom et les coordonnées de la ou les personnes responsables du traitement de la plainte;
dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle la personne plaignante doit répondre dans un délai raisonnable, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée;
la présente Politique exposant les modalités de traitement des plaintes.
Tout personne salariée ou bénévole du GRIP-UQAM saisie d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, aux personnes responsables de l’application de la politique. Tout personne salariée ou bénévole qui reçoit une plainte verbale doit informer la personne plaignante de la présente politique et l’inviter à faire parvenir au GRIP-UQAM sa plainte par écrit.
La ou les personnes responsables traitent la plainte en l’examinant, en rassemblant les documents pertinents à son analyse et en rédigeant la réponse à la personne plaignante ainsi que les motivations de la réponse.
La réception et le traitement de la plainte sont effectués dans la mesure du possible dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, la personne plaignante doit être informée des motifs du retard et des démarches entreprises par le GRIP-UQAM à ce jour dans le traitement de sa plainte. Elle doit également être avisée du délai dans lequel la décision lui sera transmise.
La recherche de données qui ne sont pas sur support numérique, qui ne peuvent pas être cherchées efficacement ou qui ne sont pas indexées, souvent des données antérieurs à l’adoption de la Loi, peuvent soulèver des difficultés pratiques sérieuses pour trouver des informations sur une personne spécifique et donc mener à un refus de traitement.
En cas de refus d’une plainte, la ou les personnes doivent motiver tout refus d’acquiescer à une demande et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant en vertu de la présente loi et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Cette ou ces personnes doivent également prêter assistance au requérant qui le demande pour l’aider à comprendre le refus.
Suivant le traitement de sa plainte, en cas de mésentente sur l’application de la Loi et de la présente Politique, la personne plaignante peut aussi signaler son insatisfaction par rapport au traitement de ses renseignements personnels par le GRIP-UQAM auprès de la Commission d’accès à l’information, responsable de veiller à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
9. Modification de la Politique
La présente politique pourra être modifiée par le GRIP-UQAM en tout temps.
La politique modifiée entre en vigueur au moment de l’adoption par le Conseil d’adminitration du GRIP-UQAM et elle sera mise à jour sur le site web du GRIP-UQAM dès que possible.